ELO-E-Mail-Archivierung
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E-Mail-Management statt bloßem Archivieren
Heute haben E-Mails den klassischen Geschäftsbrief nahezu
abgelöst. Alle wichtigen Informationen, die einen Geschäftsprozess
begleiten, werden per Mailverkehr ausgetauscht – ob es
sich um Angebote, Details zur Auftragsabwicklung oder um
Besprechungsprotokolle handelt. Die E-Mail ist das wichtigste
Kommunikationsmittel. In der Regel jedoch weist das E-Mail-
Management erhebliche Defizite auf, sprich die Art und Weise
wie man mit den E-Mails in den Unternehmen umgeht. So
werden vorgangsbezogene E-Mails im persönlichen Postbereich
verwaltet und damit dem Zugriff durch das Projektteam
entzogen. Nicht selten werden E-Mails zur Verwaltung oder
Bearbeitung ausgedruckt. Problematischer ist es jedoch, wenn
wichtige und aufbewahrungspflichtige E-Mails aus Bequemlichkeit
oder Versehen gelöscht werden. All diese Lücken schließt
die Dokumentenmanagement Lösung von ELO.
Revisionssicher und rechtskonform archiviert
Welche Art der E-Mail-Verwaltung auch immer bevorzugt wird:
ELO nimmt den größten Teil der Verwaltungsarbeit ab und stellt
zudem sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt
werden. So schreiben die Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vor, dass steuerrelevante
E-Mails über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren aufbewahrt
werden müssen. ELO bietet die Möglichkeit einer
revisionssicheren Archivierung der E-Mails. Damit die Daten
auch in Zukunft lesbar sind und zwar unabhängig davon, mit
welchem E-Mail-System gearbeitet wird, speichert ELO diese in
ein Langzeitformat wie TIFF oder PDF/A.
Das Gleiche gilt für Dateianhänge unterschiedlicher Formate,
die sich auch losgelöst von einem Vorgang zuweisen lassen,
ohne dass die Verbindung zu der betroffenen E-Mail verlorengeht.
ELO archiviert und verwaltet stets die Verknüpfungsinformationen
zwischen E-Mail und Attachement, auch wenn diese
Dokumente separat voneinander gespeichert werden. Die
E-Mails können damit bequem aus dem jeweiligen Mail-System
recherchiert und aufgerufen werden. Außerdem stehen sie
allen mit ELO verbundenen Applikationen zur Verfügung.
Client- und serverbasierte Archivierungsstrategien
E-Mails beziehen sich immer auf einen Vorgang. So sind zum
Beispiel Auftrags- oder Terminbestätigungen, die per E-Mail eingehen,
immer auch dem entsprechenden Geschäftsprozess
oder Verwaltungsakt zuzuordnen. Dies kann durch den Anwender
erfolgen, der E-Mail und Anhang der ELO-Kundenakte oder
einem ELO-Workflow zuweist, oder auch vollautomatisiert durch
einen Serverprozess. Bei der serverbasierten E-Mail-Archivierung
archiviert ELO auf Wunsch alle E-Mails. Über einen Regelkonfigurator
lässt sich einfach einstellen, nach welchen Parametern
die Archivierung erfolgen soll (zeitverzögert, nur gelesene
E-Mails, Blacklist usw.). Bestehende Zugriffsrechte werden
dabei mit übernommen. Ein hoher Automatisierungsgrad wird
vor allem dann erreicht, wenn ELO selbstständig den Mailinhalt
analysiert (z. B. anhand einer Auftrags- oder Projektnummer)
und E-Mails vollautomatisiert einem Vorgang zuordnet oder
einen Workflow initiiert.
Dulce et utile.
Angenehm und nützlich.
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